1 ВВЕДЕНИЕ
Ранее мы рассматривали жизненный цикл проекта, который мало чем отличается от цикла поставки. После того, как вы ознакомились с туториалами "1. Как подготовить и наполнить аккаунт компании" и "2. Процесс аренды: от заявки до выдачи и возврата", данный туториал будет вам прост и понятен, так как много функций и алгоритмов проекта и поставки перекликаются между собой.
С помощью туториала вы научитесь бронировать субаренду, принимать и возвращать поставку, формировать документацию для отчетности внутри компании, а также фиксировать траты по поставкам.
2 СОЗДАНИЕ ПОСТАВКИ
Сущность “Поставка” в системе - это рамка взаимодействий с поставщиком, в которой мы производим операции и ведем учет взаимных обязательств, долга и оплаты. Поставка имеет дату начала и окончания, на нее может быть назначен ответственный сотрудник. Поставка создается под долгосрочную субаренду, где удобно учитывать все операции и обязательства с поставщиком.
Операции субаренды находятся в поставке. У каждого поставщика может быть несколько поставок. Вы можете создать операцию в уже имеющейся подходящей поставке или же новую.
Перейдите к списку поставок в разделе “Субаренда”. В данном списке отображаются все созданные в компании поставки. Добавьте новую поставку, нажав на кнопку «Создать поставку». Открывается модальное окно «Создание новой поставки» с формой для заполнения. Обязательные поля помечены красной звездочкой. Заполните обязательные поля и, по желанию, другие. Чтобы поставка отображалась в списках поставок при создании операции, выберите статус "В работе". Нажмите на кнопку «Создать». Вы окажетесь на странице раздела «Субаренда», где находится список всех поставок, включая только что созданную.
Если вы создали поставку со статусом "Новый", не забудьте активировать поставку, нажав на кнопку “Стартовать” - если вы этого не сделаете, поставка не будет отображаться в списках поставок при создании операции.
3 СТРАНИЦА БЫСТРОЙ ОПЕРАЦИИ
Сущность “Обязательство” в системе - это одна позиция сметы аренды или субаренды: номенклатура каталога, количество штук, число смен, период. Обязательство субаренды имеет статус - “Бронь СА”, “Субаренда” . В одном обязательстве может быть множество экземпляров, но все они всегда относятся к одной позиции каталога и имеют общие параметры субаренды.
Обязательства создаются и редактируются только с помощью операций. В операции можно создавать новые обязательства, выбирая позиции из инвентаря и назначая им параметры субаренды. Также можно редактировать существующие обязательства, добавляя их из поставки в операцию.
Чтобы создать операцию с новыми обязательствами, нужно произвести следующие действия:
3.1 Нажмите на кнопку «Новая операция» в боковом меню. Откроется карточка создания новой операции;
3.2 Нажмите на поле «Тип» и в выпадающем меню выберите тип «Субаренда», либо наведите курсор на раздел “Новая операция” и в появившемся окошке выберите тип “Субаренда”;
Если тип Аренда / Субаренда случайно выбрали неверно, его можно изменить далее на странице быстрой операции
3.3 Выберите созданных раннее поставщика и поставку в соответствующих полях.
На странице быстрой операции, после выбора поставщика и поставки следует указать параметры операции по умолчанию. Они используются как параметры субаренды по умолчанию для обязательств, создаваемых в операции. (Однако, при необходимости, можно указать и индивидуальные значения для каждого обязательства.)
3.4 Установите параметры субаренды по умолчанию
Данные параметры будут устанавливаться по умолчанию на все новые обязательства, которые будут созданы в операции.
Период аренды - интервал времени, во время которого позиции будут в субаренде. В этот период позиции субаренды будут доступны для операций аренды.
Число смен - количество оплачиваемых смен за субаренду. Чтобы пересчитать смены, нужно нажать на иконку обновления рядом с данным полем: 
. Будет установлено число смен, соответствующее периоду аренды. Длительность смены берется из настроек аккаунта компании или параметров продукта.
Скидка - скидка, которая будет применяться для определения стоимости, изменяется вручную.
ВЫБОР ТИПА ОПЕРАЦИИ
На странице быстрой операции снизу представлены две кнопки для создания разных типов операций, (данные два типа поддерживают создание новых обязательств с нуля, поэтому они показаны тут). Конкретный тип операции, который вам нужен, зависит от целевого статуса. Если вам нужно создать обязательства в статусе брони субаренды - нужно нажать кнопку “Забронировать СА”, аналогично для статуса субаренды нужно выбрать “Принять поставку”.
Какая же операция нужна? Подробнее про представленные здесь типы операций:
Операция «Забронировать СА» — фиксируется договоренность с поставщиком на бронирование экземпляров на определенный период субаренды. После этого забронированные экземпляры будут доступны для операций заявки и бронирования аренды.
Операция «Принять поставку» - физическая выдача поставщиком экземпляров, раннее забронированных в субаренду. После этого экземпляры находятся на складе и становятся доступны для выдачи клиентам в аренду.
При необходимости, вы можете нажать на кнопку "..." и создать операцию "Черновик СА". Если у вас роль администратора в аккаунте, то также будет доступна операция корректировки, которая позволяет выходить за рамки ограничений в создании операции. Ограничения нужны, чтобы защитить пользователя от ошибок.
4 СОЗДАНИЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ
Сущность “Обязательство” в системе - это одна позиция сметы аренды/субаренды: номенклатура каталога, количество штук, число смен, период. Обязательство субаренды имеет статус - “Бронь СА”, “Субаренда” . В одном обязательстве может быть множество экземпляров, но все они всегда относятся к одной позиции каталога и имеют общие параметры субаренды.
Обязательства создаются и редактируются только с помощью операций. В операции можно создавать новые обязательства, создавая или выбирая позиции из инвентаря (если они раннее уже находились в субаренде и были заведены в систему), и назначая им параметры субаренды. Также можно редактировать существующие обязательства, добавляя их из поставки в операцию.
Создание бронирования субаренды
Вы хотите взять у поставщика в субаренду экземпляры продуктов, договариваетесь с ним и бронируете поставку. Все забронированные экземпляры будут доступны в дальнейшем для операций аренды.
Нажмите на кнопку «Забронировать СА».
Вы попадаете в форму операции типа Бронирование СА. Тут представлено две вкладки:
Поиск по каталогу - тут вы производите поиск нужных позиций как в каталоге, для создания новых обязательств. После добавления они попадают в состав операции.
Выбрано - множество обязательств к которым будет применена операция (аналогична корзине в интернет магазине). Тут вы можете уточнить параметры субаренды, убрать лишние обязательства и добавить или выбрать раннее созданные экземпляры продуктов со статусом "Активный чужой".
4.1 Поиск в инвентаре
Для быстрого поиска подходящего наименования можно воспользоваться текстовым поиском слева, деревом категорий или умным фильтром в правой части экрана.
Фильтр «Искать доступные в период» будет заполнен значением "Период аренды" из параметров операции по умолчанию.
После нахождения нужной позиции, вам нужно добавить обязательство по ней в состав операции. Это можно сделать двумя способами.
4.2 Обычное добавление
Для обычного добавления нажмите на иконку с плюсом. Открывшийся попап позволяет указать и проверить параметры субаренды перед добавлением обязательства в состав. Можно выбрать определенный экземпляр продукта в статусе "Активный чужой", выбрать анонимные, нажав на числовое поле кол-ва доступных экземпляров, или создать новые экземпляры, если у продукта тип учета именованный. По желанию можно задать число смен и индивидуальную скидку для выбранных экземпляров продукта.
Выбор экземпляров - тут вы задаете количество экземпляров, которые будете брать в субаренду.
Период аренды - по умолчанию заполняется из поля “Искать доступные в период”.
Число смен - заполняется из соответствующего параметра операции по умолчанию (если отличается от календарных смен, будет виден синий значок обновления смен рядом с полем)
Скидка - задается вручную.
Нажмите кнопку "Применить".
4.3 Быстрое добавление
Для быстрого добавления нажмите на иконку со стрелкой. Открывшийся попап позволяет задать только количество экземпляров. Период аренды по умолчанию заполняется из поля “Искать доступные в период”. Число смен и скидка берутся из параметров операции по умолчанию.
Нажмите кнопку "Применить".
4.4 Состав операции
После выбора обязательства вы перейдете во вкладку «Выбрано», где в списке будут отображаться добавленные обязательства.
В верхней части вы можете уточнить параметры по умолчанию: отредактировать период субаренды, число смен или скидку.
Также вы можете добавить комментарий к операции, нажав на «…» в правой части страницы и выбрав опцию «Комментировать». Отобразится поле для ввода комментария.
В составе вы можете удалить и отредактировать добавленные обязательства, для этого нажмите на крестик или иконку с карандашом. Редактирование происходит аналогично работе в попапе обычного добавления, мы не будем подробно останавливаться на этом.
В верхней части справа выводятся счетчики операции - "Экземпляров", "Сумма до скидок", "Итоговая скидка", "Итого".
Также счетчики показываются внизу под списком обязательств.
После того, как вы добавили все нужные обязательства в состав и отредактировали их так, как вам нужно, остается применить операцию, чтобы результат работы был сохранен на сервере.
Для этого нажмите кнопку «Забронировать СА». Вы перейдете на страницу выбранной поставки, на вкладку "Обязательства", на которой отображается список обязательств проекта. Т.к. проект новый, будут отображены только обязательства, которые были созданы в данной операции. Все они находятся в статусе «Бронь СА».
Теперь вы можете перейти на вкладку "Описание" и проверить, на какую сумму бронь находится в поставке.
5 ЭКСПОРТ СМЕТЫ
Находясь на странице поставки, вы можете выгрузить смету, содержащую в себе информацию обо всех обязательствах поставки. С помощью инструментов фильтрации можно конкретизировать список обязательств и выгрузить в смету именно те данные, которые нужны.
Нажмите на иконку сметы в правой части страницы. В выпадающем окне выберете настройки выгрузки:
- Компоненты наборов - содержимое наборов в смете будет отображено. Если не выбрать это значение, то в выгрузке будут присутствовать только названия наборов и их стоимость, без информации о содержимом.
- Все колонки - в смете будут выгружены все колонки таблицы, исключая "Изображение" и "Активность".
Для загрузки сметы нажмите на кнопку "Скачать".
6 ПРАВКА ОБЯЗАТЕЛЬСТВ В ПРОЕКТЕ
6.1 Отмена обязательства
В случае, если вы добавили лишнее обязательство в поставку, или обстоятельства по договоренности изменились, вы сможете отменить все лишние обязательства. Для этого нужно перейти на страницу поставки, на вкладку “Обязательства”. В списке обязательств с помощью чекбоксов выберите нужные. Отменить можно обязательства, находящиеся в статусах "Черновик", "Бронь СА", "Отменить СА". После выбора обязательств, над списком появятся кнопки для создания операций, которые доступны для всех выбранных обязательств.
Т.к. мы хотим отменить обязательства, нажмите на кнопку “Отменить СА”.
После этого вы попадете на форму операции Отмены СА, она отличается от формы Бронирования СА тем, что при отмене редактирование параметров субаренды недоступно.
В составе операции вы видите обязательства, которые будут отменены после ее применения. Вы можете убрать лишние.
Убедившись, что в составе то, что нужно, нажмите на кнопку “Отменить” в верхнем правом углу экрана.
Вы попадаете на вкладку карточки текущей поставки со списком ее обязательств. Вы отменили выбранные обязательства, и теперь они находятся в статусе “Отменено СА”.
Теперь вы можете перейти на вкладку "Описание" и проверить, как изменилась сумма поставки - она снизилась, т.к. часть обязательств была отменена.
6.3 Изменение типа операции
Находясь в форме операции, вы можете изменить ее тип, нажав на стрелочку, рядом с кнопкой текущей операции.
6.2 Изменение кол-ва экземпляров в существующем обязательстве
- Находясь на странице поставки, нажмите на кнопку редактирования, в форме карандаша, справа от существующего обязательства;
- Выберите операцию "Принять поставку";
- В появившемся модальном окне "Установить текущую дату?" выберите "Да", если хотите пересчет времени, или "Нет", если нужно оставить период времени, заданный в обязательстве, не тронутым. Помните, что операции поставки не могут быть совершены в будущем.
- В форме операции нажмите на кнопку редактирования и сократите число экземпляров до одного.
- Нажмите кнопку "Применить";
- Удаленные два экземпляра перейдут в остатки. Если вы хотите изменить кол-во экземпляров до 1 (вместо 4), то удалите остатки, нажав на крестик.
Есть еще способ убрать остатки:
Нажмите на кнопку "..." и в выпадающем окне выберите действие "Убрать остатки".
Все экземпляры, находящиеся в остатке, останутся в предшествующей операции.
7 КАК ПРИНЯТЬ ОПЛАТУ ПО ПРОЕКТУ
Просмотреть долг перед поставщиком за поставку можно в двух местах:
7.1 В карточке поставки
Зайдите на карточку поставки и перейдите во вкладку “Описание”. Информация о выплате и долге перед поставщиком будет отображена в нижней части левого блока карточки.
В поле “Произведено оплаты” отображается сумма, выплаченная поставщику за все обязательства, находящиеся в поставке.
В поле “Долг перед поставщиком” красным цветом отображается сумма долга поставщику. Если сумма отрицательная, у нее появляется пометка (Переплата) - это означает, что мы выплатили сумму больше, чем было рассчитано.
7.2 В списке поставок
Для настройки отображения столбца с информацией о долге, зайдите в раздела “Субаренда” и нажмите на кнопку настроек фильтра, находящуюся под кнопкой “Показать умный фильтр”. В выпадающем списке выберите фильтр “Долг поставщику”, нажав на его чекбокс. Новый столбец сразу отобразится в списке поставок.
.
7.3 В каком случае появляется долг?
Долг по поставке - это разница стоимости и суммы произведенной нами оплаты.
В стоимость поставки включаются все обязательства в статусах “Субаренда” и “Завершено СА”. Если в настройках задано включение брони в стоимость, то обязательства в статусе “Бронь СА” включаются в стоимость поставки.
7.4 Как принять оплату?
Произвести оплату по поставке можно в любой момент после ее старта.
Для этого перейдите на вкладку "Описание" карточки поставки.
- Нажмите на кнопку "..." ;
- Выберите действие "Произвести оплату".
В появившемся модальном окне введите сумму, выплаченную поставщику.
Если вы оплачиваете всю нужную сумму, нажмите на значок со стрелкой вверх - вся нужная сумма автоматически отразится в поле.
Нажмите на кнопку “Сохранить”.
8 КАК ПРИНЯТЬ ПОСТАВКУ?
Когда нужно принять поставку, вы можете либо создать новую операцию, либо поменять статус обязательства на “Субаренда”, приняв у поставщика экземпляры, указанные в обязательстве. Рассмотрим возможности по порядку:
- Повторите действия пункта 3 и нажмите на кнопку “Принять поставку”. Откроется форма операции, аналогичная форме операции “Забронировать СА” (п. 4). Отличия параметров формы операции в том, что вы не можете выбрать и принять анонимные экземпляры - вы обязательно должны указать конкретные, полученные вами от поставщика экземпляры. Второе отличие - это невозможность указать начало поставки в будущем.
После того, как вы выберете и добавите продукты в создаваемое обязательство, нажмите кнопку «Принять поставку». Вы перейдете на страницу выбранной поставки, в которой отображается созданное вами обязательство со статусом «Субаренда».
- Перейдите на страницу поставки, на вкладку “Обязательства”, и в списке обязательств с помощью чекбоксов выберите нужные. После выбора обязательств, над списком появятся кнопки для создания операций, которые доступны для всех выбранных обязательств. Выдать можно обязательства со статусами "Черновик", "Бронь СА", "Отменено". Нажмите на кнопку “Принять поставку”. В составе операции вы видите обязательства, которые будут выданы после ее применения. Вы можете убрать лишние. Убедившись, что в составе то, что нужно, нажмите на кнопку “Принять поставку” в верхнем правом углу экрана. Вы попадаете на вкладку карточки текущей поставки со списком ее обязательств. Теперь выбранные обязательства находятся в статусе “Субаренда”!
9 КАК ВЕРНУТЬ ОБЯЗАТЕЛЬСТВО ПОСТАВКИ?
Чтобы вернуть обязательство поставки, перейдите на страницу поставки, на вкладку “Обязательства”, и в списке обязательств с помощью чекбоксов выберите нужные. После выбора обязательств, над списком появятся кнопки для создания операций, которые доступны для всех выбранных обязательств. Вернуть можно только обязательство, находящееся в статусе "Субаренда". Нажмите на кнопку «Вернуть поставщику». В модальном окне «Установить текущую дату?» выберите «Да». Оказавшись на странице состава операции, нажмите на кнопку «Вернуть поставщику» в правом верхнем углу страницы. Вы окажетесь на странице поставки, в которой находилось обязательство.
Не забудьте принять оплату, если не сделали этого раньше! (См. п.7)
10 ЗАВЕРШЕНИЕ ПОСТАВКИ
Чтобы завершить проект, он должен удовлетворять двум условиям:
- Текущий статус проекта - “В работе”;
- В поставке отсутствуют активные обязательства - они все отменены либо завершены (либо черновики, но про них в данной статье мы не рассказываем).
После выполнения необходимых условий, завершить поставку можно через ее карточку, нажав на действие “Завершить”, оно находится в выпадающем списке дополнительных действий (...). 
Завершить поставку можно также в списке поставок - выделите нужную, нажав на ее чекбокс, и в появившихся кнопках действий вверху таблицы, нажмите на кнопку “Завершить”. Статус поставки меняется на “Завершен”. Далее вы можете добавить ее в архив, чтобы она не отображалась лишний раз в списке поставок.
11 ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Мы создали простую поставку от предварительного расчета и до завершения. Данные поставки сохранены в статистике и отображаются в счетчиках затронутых ей сущностей - продуктов, поставщиков и тд.
Если потребуется восстановить хронологию действий сотрудников по поставке - вы всегда сможете перейти во вкладку операции карточки поставки и восстановить, кто какие операции применял, со всеми подробностями.
Если вы хотите просмотреть все созданные операции компании, нужно перейти в раздел “Операции” в Главном меню. Нажав на код конкретной операции, вы переходите на ее страницу.
Страница содержит три вкладки:
11.1 “Обязательства”
Содержит список обязательств, содержащихся в операции.
Если нажать на кнопку "Комментировать", откроется модальное окно с текстовым полем комментария вкладки "Описание" (см. п. 11.2).
11.2 “Описание”
Вкладка содержит информацию:
- о типе операции;
- о параметрах создания;
- данные о субаренде;
- дата создания операции;
- автор создания операции
Нажатие на кнопку "Комментировать" открывает модальное окно с текстовым полем комментария, который можно заполнить, а затем нажать на кнопку "Сохранить". Введенный комментарий сохранится в появившемся поле справа от информации о создании и изменении операции.
11.3 “История”
Вкладка содержит информацию об общих параметрах при создании операции и данные о составе при создании операции. Нажатие на кнопку "Комментировать" открывает модальное окно с текстовым полем комментария вкладки "Описание" (см. п. 11.2).
Синим цветом выделяются те данные обязательства, которые претерпели изменения во время создания новой операции.